Ata é um documento em que se registram resumidamente e com clareza as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembleias. Antigamente, o seu portador era um livro, um grande caderno, capa preta. Atualmente, elas são digitadas, impressas e arquivadas em pastas. Ou, então, apenas digitadas e arquivadas no próprio computador.
Deve ser redigida de tal maneira que não seja possível qualquer modificação posterior. Para evitar isso deve ser escrita:
– com margens dos dois lados (livro de ata) e formatadas em editor de texto que não permita alteração, como o PDF, por exemplo;
– sem parágrafos ou alíneas (ocupando todo o espaço da página);
– sem abreviaturas de palavras ou expressões;
– com números escritos por extenso;
– sem rasuras nem emendas;
– sem uso de corretivo
– com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;
– com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões.
Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa digo, como neste exemplo: “Aos vinte dias do mês de março, digo, de abril, de mil de dois mil e treze…”
Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se a expressão “em tempo”: “Em tempo: onde se lê março, leia-se abril”.
Partes da ata:
· Pessoas presentes. Se for um grupo pequeno, citá-las nominalmente;
· Relato da reunião propriamente dita. A parte principal do documento;
· Encerramento.
OBSERVAÇÃO: há entidades, empresas ou repartições em que todos assinam a ata, após sua leitura em reunião posterior; outras, anexam lista de presença e secretário e presidente assinam-na. Depende muito de decisão do colegiado.
Modelo de ata
Data, horário, local e objetivos
Aos quatorze dias do mês de outubro de mil novecentos e noventa e seis, com início às vinte horas, no salão de festas da Escola Estadual Duque de Caxias, sita na Avenida Tocantins, número duzentos e doze, Porto alegre, realizou-se uma reunião de todos os alunos da oitava série da escola, com o objetivo de preparar as festividades de conclusão do primeiro grau.
O presidente, a secretária da reunião e as pessoas presentes
A reunião foi presidida pelo líder da oitava série A, José Luís Lousada, tendo como secretária a líder da oitava série B, Andréia Passos. Contou com a participação de oitenta e dois alunos, dos professores conselheiros das três turmas e da vice-diretora, Fabíola Barreto.
Relato da reunião propriamente dita.
Inicialmente, José Luís Lousado solicitou à vice-diretora que comunicasse as providências administrativas e o andamento legal referente ao término do primeiro grau. Foi esclarecido que os alunos de oitava série encerrariam o ano e fariam as recuperações juntamente com os demais alunos da escola, e que a direção pensava oferecer um coquetel no encerramento do ano letivo para alunos e professores da oitava série, ocasião em que os alunos receberiam o histórico escolar. A data para isso deveria ser escolhida nesta reunião. Após ouvir variadas sugestões e opiniões, o presidente da reunião solicitou que fossem votados dois itens: a escolha da data e se a entrega dos históricos escolares teria a presença dos pais, com homenagem a alguns professores. Alguns alunos inscreveram-se para defender diferentes pontos de vista sobre a conveniência ou não de se realizar uma reunião formal no encerramento do primeiro grau. Após debatidas as idéias apresentadas, José Luís Lousado encaminhou a votação, que obteve o seguinte resultado: cerimônia formal para entrega dos históricos escolares e posterior coquetel: cinqüenta e sete votos favoráveis e vinte e cinco contra; entrega informal com coquetel; vinte e cinco votos favoráveis e cinqüenta e sete contra. Em seguida, apreciadas as datas sugeridas, foi escolhido por unanimidade, o dia quinze dezembro para a realização do evento, com início às vinte horas.
Encerramento
Nada mais havendo a tratar, foi lavrada a presente ata, que vai assinada por mim, Andréia Passos, secretária, pelo presidente da reunião, pela vice-diretora e pelos professores e alunos presentes.