Secretar: O que é, significado

O que é o Secretar?

O Secretar é um termo utilizado na área da administração e gestão de empresas para se referir às atividades relacionadas à secretaria e ao secretariado. O secretário é o profissional responsável por auxiliar e assessorar a alta administração, executando tarefas de organização, controle e comunicação.

Significado do Secretar

O termo “secretar” deriva do latim “secretarius”, que significa “aquele que está a serviço do segredo”. No contexto empresarial, o secretário é o profissional que lida com informações confidenciais e estratégicas da organização, sendo responsável por manter a confidencialidade e a segurança dessas informações.

Funções do Secretário

O secretário desempenha diversas funções dentro de uma empresa, sendo um elo de ligação entre a alta administração e os demais setores. Entre as principais funções do secretário, podemos destacar:

1. Organização de agendas: O secretário é responsável por organizar a agenda da alta administração, marcando reuniões, agendando compromissos e garantindo que os horários sejam cumpridos.

2. Controle de documentos: O secretário é responsável por controlar e arquivar documentos importantes da empresa, como contratos, relatórios e correspondências.

3. Atendimento telefônico: O secretário é responsável por atender e filtrar as ligações telefônicas, direcionando as chamadas para os setores adequados.

4. Elaboração de relatórios: O secretário auxilia na elaboração de relatórios e apresentações, reunindo informações e dados relevantes para a alta administração.

5. Organização de viagens: O secretário é responsável por organizar as viagens da alta administração, cuidando da reserva de passagens, hospedagem e demais detalhes logísticos.

6. Gestão de correspondências: O secretário recebe e envia correspondências, cuidando da triagem e distribuição adequada.

7. Assessoria em reuniões: O secretário auxilia a alta administração durante as reuniões, registrando as decisões e providenciando os documentos necessários.

8. Controle de estoque: Em algumas empresas, o secretário também é responsável por controlar o estoque de materiais de escritório e suprimentos.

9. Organização de eventos: O secretário pode ser responsável por organizar eventos internos e externos da empresa, como palestras, workshops e confraternizações.

10. Gestão de informações: O secretário é responsável por gerenciar as informações da empresa, mantendo os arquivos atualizados e acessíveis.

11. Assessoria em projetos: O secretário pode auxiliar a alta administração na gestão de projetos, acompanhando prazos e providenciando recursos necessários.

12. Relacionamento com clientes: O secretário pode ser responsável por manter o relacionamento com os clientes da empresa, atendendo suas demandas e fornecendo informações.

13. Suporte administrativo: O secretário presta suporte administrativo à alta administração, auxiliando em tarefas diversas e garantindo o bom funcionamento do escritório.

Qualidades de um bom Secretário

Para desempenhar suas funções de forma eficiente, um bom secretário deve possuir algumas qualidades essenciais. Entre as principais qualidades de um bom secretário, podemos destacar:

1. Organização: O secretário precisa ser organizado, pois lida com diversas tarefas e informações ao mesmo tempo. É importante que ele consiga priorizar suas atividades e manter tudo em ordem.

2. Discrição: O secretário lida com informações confidenciais da empresa, portanto, é fundamental que ele seja discreto e saiba manter a confidencialidade.

3. Comunicação: O secretário precisa ter habilidades de comunicação, tanto oral quanto escrita. Ele deve ser capaz de se expressar de forma clara e objetiva, além de saber ouvir e entender as demandas da alta administração.

4. Proatividade: Um bom secretário antecipa as necessidades da alta administração e toma ações antes mesmo de receber uma solicitação. Ele está sempre um passo à frente, buscando soluções e facilitando o trabalho da equipe.

5. Flexibilidade: O secretário precisa ser flexível e adaptável, pois lida com diferentes pessoas e situações. Ele deve ser capaz de lidar com mudanças de planos e se ajustar às necessidades da empresa.

6. Conhecimento técnico: É importante que o secretário possua conhecimentos técnicos na área administrativa, como domínio de ferramentas de escritório, habilidades em gestão de documentos e conhecimento de protocolos empresariais.

7. Ética: O secretário deve agir de forma ética e profissional, respeitando as normas e valores da empresa. Ele deve ser íntegro e honesto em suas ações.

8. Capacidade de resolução de problemas: O secretário deve ser capaz de identificar problemas e encontrar soluções de forma rápida e eficiente. Ele deve ser um solucionador de problemas.

Conclusão

O secretário desempenha um papel fundamental nas empresas, auxiliando a alta administração e garantindo o bom funcionamento do escritório. Suas funções são variadas e exigem habilidades específicas, como organização, discrição e comunicação. Um bom secretário é essencial para o sucesso de uma empresa, pois contribui para a eficiência e produtividade da equipe.